Výhody integrace LMS, LCMS, DMS a LXP v jednom systému

Shrnutí: Existuje řada systémů označovaných jednou či více zkratkami LMS, LCMS, DMS či LXP. Krátce si vysvětlíme, co se pod těmito zkratkami skrývá podrobněji probereme, jaké jsou výhody řešení, nabízející funkcionalitu všech uvedených zkratek v jedné platformě.

Stručné vysvětlení zkratek

DMS

DMS je ze všech uvedených zkratek nejznámější širokému publiku, znamená Document Management System, česky obvykle překládané jako Systém pro správu dokumentů. Takto jsou označovány systémy, zajišťující centrální uložení dokumentů v jednom datovém skladu, podporující

• schvalovací procesy pro vkládání, změny a rušení dokumentů
• verzování dokumentů
• přístup k dokumentům s detailním řízením práv
• vyhledávání dokumentů dle jejich obsahu či jejich popisných meta-dat

Více o DMS např. na https://cs.wikipedia.org/wiki/Správa_dokumentů

LMS

LMS znamená Learning Management System, česky obvykle překládané jako Systém pro řízení výuky. Takto jsou označovány systémy pro řízení firemního i jakéhokoliv jiného vzdělávání. Zajišťující správu studentů, správu e-kurzů, případně i klasického školení na učebnách, řízení výuky pomocí přidělování kurzů studentům, sledování výsledků studia, reportingu a řadu souvisejících funkcí se vzděláváním. Více o funkcionalitách LMS např. na https://e-learn.cz/terminologie.html#lms.

LXP

LXP znamená Learning Experience Platform, obvykle se nepřekládá. Takto se označují platformy pro vzdělávání podobné funkcionalitou LMS, které na rozdíl od klasické, centrálně řízené administrace vzdělávání provozované v LMS, kladou důraz na personalizované učení, podporují individuální potřeby studenta, učení řízené studentem, vzájemné učení se mezi studenty, aktivní zapojení studentů jak do učení tak do tvorby výukového obsahu. Více o funkcionalitách LXP např. na https://e-learn.cz/terminologie.html#lxp.

LCMS

LCMS znamená Learning Content Management System, obvykle překládané jako Systém pro správu výukového obsahu. Takto se označují systémy pro tvorbu výukového obsahu ve formě e-learningových kurzů, které nejsou pouhým autorským nástrojem, ale řeší týmový proces vytváření a změn e-kurzů od didaktického zpracování, přes jejich tvorbu až po distribuci a sdílení obsahu. Více o funkcionalitách LCMS např. na https://e-learn.cz/terminologie.html#lcms.

Výhody platformy, sdružující funkcionality LMS, LCMS, DMS a LXP

Aby zde nebyly popisovány jen abstraktní, obecné výhody, budou zde prezentované jednotlivé výhody na konkrétních ukázkách v platformě iTutor, sdružující všechny funkcionality LMS, LCMS, DMS a LXP v jednom řešení.

e-kurzy do LMS/LXP

e-learningové kurzy interaktivně a multimediálně vysvětlují výukovou látku, podrobněji jsou popsané např. na e-learn.cz. Pro vývoj e-kurzů se obvykle používají speciální nástroje:

• klasické vývojové nástroje, ty si představme pro jednoduchost jako pokročilejší PowerPoint. Vývojáři e-kurzů při jejich používání musí
  • udržovat zdrojová data kurzů v nějakém úložišti, obvykle na svých discích, na sdílených firemních discích apod. Zdroje je potřeba udržovat nejen po dobu prvotního vývoje kurzu, ale pro jakékoliv jeho budoucí aktualizace. To je administračně náročné.
  • po vytvoření e-kurzu, a při každé další jeho aktualizaci z uložených aktualizovaných zdrojů, je nutné kurz z vývojového nástroje vyexportovat jako balíček splňující nějaký e-learningový standard, např. SCORM či AICC. Balíček poté musí administrátor LMS či LXP do řešení naimportovat. Opět administrativně náročné udržovat aktuální na straně zdrojů i kurzů v LMS či LXP, kde jsou duplikovány.
• Vývojové nástroje třídy LCMS, blíže popsané také na e-learn.cz, zjednodušují výše popsanou administraci:
  • odpadá správa kurzů a jejich zdrojových dat. Kurzy i jejich zdroje jsou uloženy v tzv. Repozitory LCMS, což je centrální sklad zdrojů a učebních objektů SCO (Shareable Content Objects) z nich vytvořených. Vývojáři s patřičnými oprávněními k nim mohou kdykoliv přistupovat, aktualizovat je, a výsledky exportovat ve formě standardizovaných balíčků, aniž se musí starat o to, kde jsou zdroje či SCO uloženy.
  • zůstává administrace přenosu exportovaných balíčků e-kurzů z LCMS do LMS či LXP, při které je potřeba si předávat balíčky přes společný prostor mezi řešeními pomocí exportů/importů. Kurz obdobně jako v případě klasického vývojového nástroje existuje na 2 místech, ve vývojovém prostředí LCMS a v LMS či LXP. Je potřeba administračně zajistit, aby v LMS či LXP byla vždy aktuální verze kurzu z LCMS.

Pokud je LCMS s LMS/LXP integrované v jedné platformě, odpadá výše popsaná administrace zdrojů, kurzů a přenosů kurzů mezi systémy.

V platformě iTutor jsou kurz vyvíjeny v LCMS prostředí iTutor Publisher, zdroje kurzů i z nich vzniklé učební objekty SCO jsou udržovány v jeho Repozitory. iTutor Publisher nad Repozitory zprostředkovává vyhledávání zdrojů i SCO, zajišťuje jejich WYSIWYG úpravy, verzování a skládání do výsledných kurzů, Publisher řídí práva vývojářů na tyto činnosti. Výše popsaná administrace přenosu kurzu do LMS/LXP jde tak udělat pomocí pár kliknutí:

• když je vývojář hotový s první verzí kurzu v LCMS iTutor, pouze ji propojí s konkrétním kurzem v LMS/LXP iTutor. V LCMS vyvolá dialog, v kterém se objeví stromová struktura všech kurzů v LMS/LXP iTutor rozdělených do kategorií. V dialogu se buď vybere existující kurz a vývojářem vyvíjený kurz v LCMS se do vybraného kurzu v LMS/LXP tímto přidá, nebo se vybere kategorii kurzů, čímž se do ní v LMS/LXP vývojářem vyvíjený kurz v LCMS přidá jako nový kurz.
• iTutor LMS/LXP poté prezentuje studentům obsah kurzu z SCO uložených v Repozitory LCMS, kurz není zdvojen.
• pokud je potřeba připravit novou verzi kurzu, v LMS/LXP je u kurzu dostupný odkaz, kde v LCMS je kurzu uložen. Pomocí něj lze lehce přejít na všechny aktuální zdroje kurzu uložené na jednom místě i jejich SCO, vývojář s patřičnými oprávněními je může začít WYSIWYG upravovat.
• iTutor LMS/LXP po dobu takovýchto úprav kurzu prezentuje studentům předchozí verzi kurzu, dokud vývojář nové verze nevyvolá v LCMS akci aktualizace kurzu. Tato akce říká LMS/LXP, že již má prezentovat novou verzi kurzu, která je hotová. Akci vývojář vyvolá jediným kliknutím nad vyvíjeným kurzem v LCMS, již nemusí určovat, který kurz v LMS/LXP je potřeba aktualizovat, LCMS to „ví“ z prvního propojení na kurz v LMS/LXP. Pokud aktualizovaný kurz obsahuje nějaké aktualizované SCO, např. nějaké stránky kurzu, které jsou sdílené i v jiných kurzech (i to iTutor LCMS umí), automaticky se zaktualizují všechny dotčené kurzy v LMS/LXP.

Dokumenty do LMS/LXP

Při výrobě kvalitních interaktivních a multimediálních e-learningových kurzů jsou kladeny vysoké didaktické a technické nároky na tvůrce. Jejich výroba má obvykle dlouhé a nákladné produkční cykly, vyvíjet e-kurz dává smysl v případech, kdy

• jeho obsah se v čase často nemění
• vykládaná látka vyžaduje pro pochopení vysokou míru interaktivity a multimediality
• vytvořeným e-kurzem projde dostatečný počet účastníků, aby náklady na výrobu se vrátily díky úsporám a výhodám e-kurzů oproti učebnovému školení, které jsou blíže popsané např. na e-learn.cz.

Ve firmách a institucích existuje obvykle mnoho výukových materiálů v souborech různých formátů, jako je PDF, MS Word, PowerPoint, Excel, obrazové, zvukové či video soubory. Přečtení, poslech, či shlédnutí takovýchto materiálů je v mnoha případech dostatečné pro pochopení obsahu, tudíž není třeba z nich nákladně vyrábět e-kurzy. Někdy stačí samotné přečtení/shlédnutí/poslech souboru, jindy se to navíc doplní o otestováním nabytých znalostí v něm obsažených pomocí e-testů, které řada LMS/LXP řešení dokáží vyrábět automaticky, či potvrzováním přečtení/shlédnutí od studentů a případné vydávání podepsaných certifikátů, což opět kvalitní LMS/LXP podporují. Jmenované sobory jsou obvykle ve firmě/instituci uloženy

• na řadě míst jako jsou sdílené diskové prostory, lokání disky a další typů úložišť. Administrace takto uložených dokumentů je náročná, jejich vkládání do LMS či LXP přináší výše popsaný problém zdvojení uložení dokumentů v LMS či LXP a v původním úložišti, s tím jsou spojené problémy s jejich vyhledáním, aktualizací a opětovným přenesením do LMS či LXP.
• v centrálním DMS, kde je administrace dokumentů výrazně snazší. Pokud použité DMS umožňuje přistupovat ke v něm uloženým dokumentům pomocí odkazů, a tyto odkazy lze používat v LMS či LXP v kurzech, odpadá problém zdvojení dokumentů v DMS a LMS či LXP. V případě vytvoření nové verze dokumentu v DMS je LMS či LXP obvykle schopné automaticky prezentovat studentům tuto novou verzi vzdělávacího podkladu, protože odkaz z kurzu do DMS obvykle ukáže (záleží na konkrétním DMS) aktuální verzi dokumentu, aniž je třeba měnit odkaz uvedený v kurzu.

Pokud je DMS a LMS či LXP integrované v jedné platformě, přináší to další nezanedbatelné výhody v oblasti seznamování studentů s aktualizovaným obsahem v DMS, který je napojený v LMS či LXP na jeho kurzy, které si zde ukážeme.

Platforma iTutor má integrovaný DMS iTutor Documents, řešící všechny obvyklé DMS funkce jako je schvalování, verzování, řízení práv a vyhledávání dokumentů. Dokumenty spravované v iTutor Documents lze napojit na kurzy v iTutor LMS/LXP, aniž musí uživatel kopírovat odkaz na dokument v DMS ke kurzu v LMX/LXP. Napojení se udělá pouhým propojením dokumentu a kurzu v dialogu vyvolaném buď v DMS či v LMS/LXP, oba systémy „se navzájem znají“. Zásadní výhodou integrace je, že LMS/LXP poté dokáže komplexněji interpretovat změny verzí dokumentů v DMS takto napojených na své kurzy. Při vydání nové verze dokumentu v iTutor Documents LMS/LXP iTutor dle rozsahu změny automaticky ukončí platnost svého odpovídajícího napojeného kurzu na tento dokument, a tím donutí studenty kurz s aktualizovaným dokumentem znovu vystudovat, případně i s novým absolvováním testu, či potvrzením přečtení aktualizované verze dokumentu. Pokud je takový kurz použit k plnění kvalifikací, dojde i ke zrušení odpovídajících kvalifikací, uživatel si je musí obnovit novým nastudováním kurzu. Např. v Continental mají takto v iTutor uloženou výrobní dokumentaci, která je přes kurzy v LMS iTutor provázaná na odpovídající kvalifikace, a dle plnění těchto kvalifikací jsou zaměstnanci pouštění na výrobní linky pomocí čteček zaměstnaneckých karet. Protažením karty na konkrétním místě výrobní linky jsou zkontrolovány aktuální kvalifikace zaměstnance pro práci na tomto místě. Když dojde ke změně výrobní dokumentace pro dané místo na lince, iTutor automaticky zajistí, aby na konkrétní výrobní linku a její místo byly vpuštěni jen ti zaměstnanci, kteří se seznámili s aktualizovanou dokumentací pro toto místo. Díky integraci pokročilého LMS iTutor s podporou kvalifikací iTutor Qualifications a DMS iTutor bylo takovéto funkcionality dosaženo, aniž bylo třeba zakázkově integrovat různé systémy pro správu dokumentů, studium kurzů a řízení kvalifikací. Více v případové studii zde.

e-kurzy do DMS

Jak již bylo zmíněno, e-learningové kurzy vyvinuté pomocí vývojových nástrojů interaktivně a multimediálně vysvětlují výukovou látku. To má velkou výhodu pro studenty, takový e-kurz jim pomáhá látku rychleji a snáze pochopit, zvyšuje míru jejího zapamatování, než pouhé přečtení odpovídajícího dokumentu. Více si o tom lze přečíst např. zde. Přináší to i jednu nevýhodu, v takovýchto e-learningových kurzech vyvinutých v nějakém speciálním nástroji se těžko něco textově vyhledává. Jejich obsah je obvykle „zabalen“ v různých výukových strategiích a jejich formát není dobře přístupný klasickému textovému vyhledávání. Kurz je umístěn např. v řadě HTML stránek, na nichž jsou texty navíc „ukryty“ v různých JS funkcionalitách přinášejících studentovi požadovanou interaktivitu. Či je celý kurz ve formátu specifickém pro konkrétní vývojový nástroj, který je zvenčí zcela nepřístupný pro textový vyhledávač. V LMS/LXP tak lze obvykle nad takovýmito kurzy vyhledávat jen pomocí prohledávání jejich popisů, názvů, či klíčových slov.

Většina kvalitních DMS má robustní nástroje pro full-textové vyhledávání ve všech dokumentech, které spravují. Dokáží textově pokročile prohledávat soubory řady formátů, pokud v nějaké formě uvnitř obsahují texty. Požíváte-li LMS/LXP s jednoduchými e-kurzy, jejichž obsah je reprezentován soubory v integrovaném DMS, jak bylo popsáno výše v odstavci Dokumenty do LMS/LXP, máte automaticky vyřešené pokročilé vyhledávání v takovýchto jednoduchých e-kurzech.

Pokud máte v platformě integrované i LCMS, může to při komplexní integraci vyřešit vyhledávání i v interaktivních a multimediálních e-learningových kurzech. Řešení tohoto problému lze opět ilustrovat na platformě iTutor s integrovaným LCMS iTutor Publisher, v něm lze vyvíjené pokročilé e-kurzy a ty propojovat s kurzy v iTutor LMS/LXP, jak je popsané v odstavci e-kurzy do LMS/LXP. iTutor Publisher umí z těchto e-kurzů navíc vytvářet jejich PDF obrazy, a ty automaticky přenášet do iTutor Documents, což je v platformě integrované DMS. Při převodu interaktivního multimediálního e-kurzu iTutor Publisher automaticky převede všechny interaktivní prvky kurzu do textové podoby dobře čitelné v PDF. Např. u prvku „postupné odkrývání“ zobrazí všechny texty, které jsou v kurzu na počátku skryté a uživatel se k nim musí „doklikat“ pro jejich zobrazení a tudíž i přístupnost pro vyhledávač. Vzniklé PDF uloží iTuTor Publisher v DMS automaticky a propojí ho se svým zdrojovým kurzem. Uživatelé tak při vyhledávání v DMS mohou fulltextově pokročile nalézat i obsah těchto interaktivních e-kurzů. Když kliknou na nalezený dokument v DMS, mají k dispozici nejen PDF obraz kurzu, ale mohou si e-kurz i rovnou spustit kliknutím na odkaz do iTutor LMS/LXP. Jako vedlejší efekt této funkcionality dokáže platforma iTutor z interaktivních a multimediálních kurzů vyvinutých v jejím LCMS vytvářet tiskové podklady ve formě PDF.

LMS s LXP

Jak je zřejmé z definic v úvodu článku

• LMS se zaměřuje na centrální administraci vzdělávání, obvykle ve firmě prováděnou HR oddělením. Vzdělávání v LMS je realizováno jako proces, ve kterém se nadefinuje, kdo co má znát, např. pomocí kvalifikačních či kompetenčních matic, a LMS zajistí potřebné vystudování konkrétních kurzů konkrétními zaměstnanci ve správném čase, např. když zaměstnanec přijde na konkrétní pracovní pozici či do konkrétního oddělení, nebo když vyprší platnost kurzu. Toto se používá často pro školení v oblasti předpisů, směrnic, pravidel, certifikací pro zaměstnance.
• LXP se zaměřuje na personalizovaný a uživatelsky řízený vzdělávací proces, umožňující každému zaměstnanci řídit si svou vzdělávací cestu a studovat ve chvíli své potřeby. LXP doporučuje kurzy na základě zájmů, role a aktivity zaměstnance, umožňuje zaměstnanci se podílet na tvorbě obsahu kurzů a učit se formou spolupráce. Toto se často používá např. v oblasti školení partnerů či zákazníků, kterým něco takového nejde nařizovat a kontrolovat, ale musí být od vzdělávání zapojeni pomocí pobídkových nástrojů LXP.

Z toho je zřejmé , že nejspíše budete potřebovat řešení splňující obojí, což je integrované LMS a LXP v jedné platformě. Ve své firmě či instituci obvykle budete potřebovat oba dva přístupy pro splnění svých cílů v oblasti HR managementu a vzdělávání. Platforma iTutor integruje funkce LMS a LXP, touto problematikou se podrobněji zabývá článek zde: LMS nebo LXP.

AI vládne všem

Integrace všech systémů LMS, LCMS, DMS a LXP v jedné platformě nabývá nového významu s příchodem AI. AI v této oblasti se používá pro mnoho funkcionalit, např. pro tvorbu e-learningového obsahu, tvorbu just-in-time a mikro-learningu z existujících e-kurzů, tvoru virtuálních asistentů podporujících jak proces vzdělávání, tak procesy ve firmě založené na tomto vzdělávání, automatizaci hodnocení, či analýza učebních výsledků studentů a s tím spojené adaptivní učení. AI také dokáže zpracovávat nejen textové podklady, ale např. i obrazové, zvukové či video, což přináší další rozměr od vyhledávání na e-kurzy, zpracování dotazů či úkolů nad nimi v přirozeném jazyce apod.

Z toho jsou již zřejmé výhody integrace LMS, LCMS, DMS a LXP v jedné platformě, kde pokud platforma disponuje i AI funkcionalitami, mohou studenti, vývojáři kurzů i administrátoři vzdělávání nad jednotnými daty platformy dosahovat mnohem lepších výsledků, než jen nad daty v oddělených systémech. iTutor platforma jako jedna z mála nejen jedinečně spojuje všechny jmenované funkcionality LMS, LCMS, DMS a LXP , ale nad těmito systémy nabízí výkonný modul iTutor AI, který za pomoci RAG (Retrieval-Augmented Generation) technologie, vylepšující jazykové modely (LLM) tím, že jim umožňuje načítat relevantní informace z řady zdrojů než vygenerují odpověď, dokáže uživatelům dodávat řadu nejpokročilejších funkcionalit AI dnes používaných ve vzdělávání a HR managementu. Podrobněji so o tom můžete přečíst v článku Využití AI v e-learningu.